 |
 |
|
© 2018 Secretel Service S.r.l. Sede legale Milano, via Cesalpino n. 60, c.a.p. 20128 - Sede operativa, via Sommacampagna, 59, c.a.p. 37137 Verona. P.Iva 07197300960|Design:Comunicando
Breve Storia Aziendale.
Secretel nasce nel gennaio 2002 dall'idea di Franco Iannelli. Il creatore di Secretel durante le precedenti esperienze lavorative ha avuto modo di valutare ed apprezzare l'aiuto dato da un a collaboratrice o assistente personale; quella che fino a qualche tempo fa era detta semplicemente segretaria. Ha potuto così constatare che l'aiuto di una valida assistente riesce a sostituire anche più collaboratori, aumentando nettamente la produttività personale e migliorando la qualità del lavoro.
Da questa semplice considerazione è nata l'idea dalla quale si è sviluppato il progetto Secretel. Dal compendio di quanto detto, sviluppata in sinergia con esperti di marketing e comunicazione, si è sviluppata l'azienda come la vediamo oggi. Il progetto si basa sulla fornitura di servizi di segretariato da parte di segretarie professioniste. Si è indfatti notato che ogni professionista, ogni azienda e molti studi tecnici e commerciali, desiderano una segretaria professionista senza volere (o potere) sostenere i costi della sua formazione, e tentando di abbattere il costo spesso elevato degli oneri aggiuntivi.
L'ideale per ognuno è avere una segretaria già formata, che lavori 8 ore al giorno, rispondendo in maniera professionale e, seguendo le direttive impartite, faccia da filtro per permettergli di dedicarsi solo agli affari in corso, mantenendo comunque stretti i contatti con i clienti (e potenziali tali). L'idea vincente è fornire una segretaria che risponda a quelle caratteristiche di professionalità a costi estremamente limitati (12 canoni totalmente deducibili, senza problemi di ferie, sostituzioni, oneri contributivi, liquidazioni, spese logistiche, etc.) in luogo dei problemi (e dei costi) relativi all'assunzione di una segretaria "tradizionale", il vantaggio competitivo sta nell'affidamento alle cure professionali di una singola segretaria più di un cliente, minimizzando così i tempi di inattività.
Questo progetto si differenzia da un call-center, perchè ad ogni cliente viene fornita una segretaria UNICA per tutta la durata del contratto e, inoltre, perchè i servizi resi vanno ben oltre il ruolo di "risponditore telefonico", coprendo tutte le tradizionali attività di segreteria (battitura testi, invio e ricezione fax, e diverse altre molto funzionali, inusuali e moderne...). Spesso, inoltre le aziende dinamiche preferiscono affidare una parte delle funzioni aziendali in outsourcing, a professionisti che, pur non avendo un proprio ufficio (o avendo un ufficio spesso chiuso) non vogliono rinunciare ad avere una segretaria professionista che dia loro l'immagine che meritano e non faccia loro perdere contatti. Trattandosi di servizi resi in virtual office (a distanza), il principio è quello dell'"esserci senza andarci". Per questo tipo di servizio, dunque, non esistono limiti geografici.
Case History.
Di seguito vengono presentati alcuni dei progetti che hanno visto Secretel protagonista. Abbiamo scelto questo modo di presentarci, anzichè una complessa e poco fruttuosa mera descrizione dei servizi resi, perchè riteniamo che il modo migliore per raccontare la storia di un azienda è ripercorrere le tappe della sua crescita attraverso i lavori svolti e le esperienze maturate. Provvederemo quindi ad illustrare un caso per ogni servizio offerto, riportando le descrizioni delle sfide più significative affrontate fino ad oggi sul piano delle soluzioni sia tecniche che legate alla comunicazione.
Il Professore Universitario.
Si tratta di una persona con numerosi contatti quotidiani con molti dei personaggi più illustri dell'ambiente della ricerca universitaria ma anche famosi imprenditori e personaggi del jet-set. E questa persona non può perdere quei contatti, nemmeno mentre svolge il suo incarico in diversi Atenei d'Italia, si trasferisce da un Ateneo e l'altro o presiede i Consigli di Amministrazione della Grande Impresa di cui è uno di dirigenti. Ma come conciliare la necessità di presenza telefonica continua con le necessità di un cattedratico oberato da mille impegni, lezioni, esami, tesi, redazione di pubblicazioni varie?
Le esigenze della commitenza
Necessità di presenza telefonica continua 8 ore al giorno per non perdere neppure un contatto, battitura di lettere, invio di fax ed e-mail. Ma la vera necessità di una persona così è data dalla protezione della Sua privacy, dalla grande importanza data alla riservatezza con la quale trattare i suoi impegni e i dati (numeri di telefono, di cellulare ed e-mail) dei suoi contatti. Quindi molta esigenza di ricezione di telefonate, "filtro" efficace, scarsa necessità di comunicazioni in uscita, attenzione certosina all'aggiornamento dell'agenda, della rubrica, capacità di ascolto per le necessità, le difficoltà, le eventuali lamentele di e capacità di spiegazione di tali necessità nel momento del fatidico "Chi mi ha chiamato?". Se in u dato momento non tutti (o al limite, nessuno) possono avere udienza telefonica la necessità è che il "riporto" della chiamata sia accurato e la comprensione delle necessità del contatto sia molto accurata.
La soluzione
Il Pacchetto Basic concilia le necessità di un ascolto illimitato con quelle di un costo molto basso, frutto anche della scrsa ncessità di "uscita" delle telefonate. Tutte le altre necessità del commitente risultano pienamente soddisfatte: l'attenzione posta alla rubrica e all'agenda nonchè alla riservatezza con la quale è necessario trattare le informazioni riservate comunicate dal cliente sono un vero caposaldo della secretel.
I risultati
Il cliente è talmente soddisfatto del lavoro svolto che ha presentato Secretel ai suoi contatti, consigliando loro caldamente l'utilizzo dei servizi di cui lui, in prima persona, può garantire l'efficienza.
L'impresa di produzione
Il contesto
Per la gestione dei propri contatti con clienti e fornitori ogni impresa industriale ha bisogno di un'immagine professionale ed efficiente ma anche in grado, ove necessario, di un filtro efficace che riesca a bloccare le telefonate inopportune senza dar luogo, per quanto possibile, all'ira del "contatto rifiutato" e, ove questo accadesse, la capacità di lenire la stessa con la propria professionalità. Per un'impresa industriale, inoltre, è fondamentale avere una buona gestione della corrispondenza, di avere visione immediata della posta in arrivo (magari senza l'ingombro della carta sul tavolo) e la certezza di averla tutta in copia, in caso di necessità improvvise.
Le esigenze della committenza
Presenza telefonica 8 ore al giorno, filtro professionale delle chiamate, battitura testi, gestione agenda appuntamenti con clienti e fornitori. Ma per un'impresa indistriale a conduzione sostanzialmente familiare la priorità è anche costituita da una gestione della corrispondenza accorta e precisa, che consenta di avere tutto "sott'occhio" in modo ordinato e di saldare i piccoli importi (bollettini di ccp) senza impegnare le risorse umane dell'impresa che hanno sicuramente altro da fare che far file alle poste...
La soluzione
Il Pacchetto PLUS garantisce le stesse prestazioni del BASIC (presenza 8 ore al giorno, gestione delle mail, scrittura di lettere e fax, aggiornamento rubrica e agenda). A tutto ciò si unisce la domiciliazione e acquisizione ottica della corrispondenza(con invio in posta elettronica al cliente su base giornaliera) e la gestione di un fondo cassa necessario per i piccoli pagamenti (bollettini postali, invio lettere e raccomandate...). Per questo pacchetto l'attenzione posta alla riservatezza del cliente è ancora maggiore, visto anche la natura delicata delle comunicazioni in entrata ed uscita del cliente si tratti di documenti bancari, proteste e comunicazioni da clienti/fornitori [ listini, cataloghi, invitia manifestazioni,...).
I risultati
Il cliente è molto soddisfatto: i suoi clienti e fornitori telefonano con fiducia, certi di trovare un orecchio attento alle loro necessità ed efficace nel comunicarLe alla Direzione, cui spetta il compito di dar loro risposta.
Il mediatore immobiliare sempre in viaggio.
Il contesto
Essere mediatore immobiliare significa vivere in auto, attaccati al cellulare, magari in viva voce, essere sempre reperibili per avere informazioni tempestive, cogliere al volo le occasioni utili ad incrementare gli immobili ga gestire. Fondamentale è non perdere contatti, clienti potenziali che contattano direttamente il mediatore o vengono presentati da altri contatti.
Le esigenze della commitenza
Il nostro mediatore è spesso fuori campo, in riunione o in viva voce, per cui le esigenze espresse in fase di comunicazione sono molto particolari: il cliente ha espresso l'esigenza che la sua segretaria comprenda l'importanza dell'informazione ricevuta dal contatto e valuti, di volta in volta, se è opportuno allertarlo con un sms, disturbarlo con una telefonata o aspettare che sia lui a liberarsi. In caso di chiamata immediata, inoltre, deve comprendere se è in auto e, selo è, se è solo o con altri(il viva voce può creare problemi di riservatezza). A tutto ciò si aggiungono le usuali necessità di gestione agenda e rubrica (in questo caso addirittura vitali), la gestione della posta elettronica e del fondo cassa per la spedizione di lettere e raccomandate. Primaria per questo cliente è, inoltre, l'esigenza di immagine.
La soluzione
Il Pacchetto PREMIUM aggiunge alle funzioni e ai vantaggi del PLUS la certezza di un'asistente bilingue che consenta di coloquiare anche con controparti estere. Per la specificità di comunicazione di questo cliente si è scelto il suo affidamento ad una segretaria di provata esperienza perchè le sue specifiche esigenze richiedono una sensibilità che solo un grande Know how garantisce. Tutte le necessità vanno concordate tra la segreteria e il cliente stabilendo (ad esempio) un modo di risposta diverso nel caso in cui ci si trovi in viva voce con persone che non devono sentire e, quindi, la segretaria debba tacere. A tutto ciò si aggiunga un'ultima funzione (ultima ma non meno importante): durante lunghi viaggi non è spiacevole ascoltare l'elenco delle chiamate ricevute, prendere accordi per la programmazione delle giornate successive, chiedere e ricevere notizie relative al traffico, al tempo atteso nella località di arrivo o farsi passare in auto i propri conattti (anche stranieri) con la presentazione della segretaria, incommensurabile vantaggio di immagine in un lavoro in cui l'immagine e la forma sono fondamentali. E questa funzione ha un ulteriore vantaggio: impedire che un improvviso colpo di sonno (non impossibile quando si percorrono diverse centinaia di chilometri al giorno) venga a rovinare il lavoro svolto e non solo.
I risultati
Il cliente è molto soddisfatto, e non manca di sottolineare che i suoi contatti gli fanno molti complimenti per la professionalità della sua segreteria.
Società di Riscossione Tributi
Il contesto
La professionalità della risposta, unita a necessità di non incremento (meglio, di continuo decremento) dei costi telefonici permea la realtà lavorativa di ogni soggetto, sia esso pubblico che privato. L'efficienza di una struttura si misura anche (e sempre più) dall'immagine che di sè da all'esterno, variabile direttamente proporzionale all'efficienza mostrata nella risposta e nel passaggio della telefonata.
Le esigenze della committenza
Risposta professionale, abbattimento dei costi del telefono, corretto instradamento di ogni contribuente al referente di competenza.
La soluzione
Per questo committente la soluzione trovata è più innovativa di tutte le altre trovate da Secretel. Il pacchetto SecretOverIp è quanto di più incredibile si possa immaginare: si telefona su linea dati, abbattendo i costi Telecom fin quasi a zero. Eventuali crash (estremamente rari) del sistema sono bypassati dalla tecnologia utilizzata, che permette l'automatica commutazione su linea tradizionale per il solo tempo strettamente necessario al ripristino senza alcuna interruzione del servizio nè dalla reperibilità telefonica.
I risultati
I risultati sono eccellenti: il cliente è estremamente soddisfatto e consiglia a tutti i suoi contatti di usufruire anche loro del servizio SecretOverIp.
L'artigiano
Il contesto
Non è semplice per un artigiano mantenere i contatti con i propri clienti e fornitori quando è spesso in giro a prendere accordi con i suoi clienti, misure ed altre specifiche per il lavoro da svolgere.
Le esigenze della committenza
Estrema cura nella ricezione delle telefonate del cliente e della loro comunicazione al cliente stesso, grande accordo con il cliente nel fissare gli appuntamenti alla distanza e con le modalità volute, grande accortezza nella gestione delle sue scadenze e della loro tempestiva segnalazione, anche per un'eventuale gestione dei relativi pagamenti.
La soluzione
Il pacchetto PLUS consente di soddisfare tutte le esigenze espresse dal cliente senza per questo trascurare l'aspetto economico. Il costo del pacchetto, infatti, è sicuramente molto inferiore al costo di una collaboratrice professionista che svolga gli stessi incarichi.
I risultati
Il cliente è soddisfatto: finalmente può pensare solo al suo lavoro, senza noiose incombenze dettate da pagamenti da fare, clienti da contattare più e più volte per trovarli in casa, appuntamenti saltati o, peggio, contemporanei.
